中小企業で給与計算の内製化がうまくいかない理由は、以下の5つが上位に挙げられます。うまくいかないのに「ベスト５」って変ですが、その点はご了承ください。弊社では20人以下の中小企業において、給与計算の「内製化」は避けた方が良いというのが結論です。その理由を５つ、解説していきます。
１．担当者の知識・スキル不足
給与計算は、労働基準法、所得税法、社会保険法など、複雑な法令や制度に精通している必要があります。マジで一人前になるまで２，３年はかかると言っても過言ではないです。そんな状況で中小企業では、専門知識を持った人材を雇用する余裕がない場合が多く、経理担当者や総務担当者が兼任することが一般的です。
しかし、これらの担当者は必ずしも給与計算の専門家ではないため、法令解釈の誤りや計算ミスが発生しやすくなります。また、法改正への対応が遅れることも問題です。
結果、給与計算は単なる事務作業ではないので、人手を確保すれば良いというものではありません。専門的な知識と経験が求められる業務ですので、担当者のスキル不足は、企業のコンプライアンスリスクを高めるだけでなく、従業員の信頼を損なう可能性もあります。２～３年の育成期間をじっくりとれる企業なら問題ないですが、そうでない場合は弊社のようなプロフェッショナルなアウトソース業者に依頼することがお勧めです。
２．業務負荷の増大
中小企業では、一人当たりの業務範囲が広く、給与計算以外にも多くの業務を兼務していることが一般的です。そのため、給与計算に十分な時間を割くことができず、残業が発生したり、他の業務に支障が出たりすることがあります。特に、年末調整や法改正時などは、業務負荷が著しく増大します。
給与計算は、毎月必ず発生する業務であり、締め切りも厳守する必要があります。つまり「先送りできない業務」ということになり、特定の時期に業務が集中し、休暇等が取得できないわけです。そのため、業務負荷が増大し、担当者のストレスを高め、離職の原因となる可能性もあります。
経営者は管理業務（給与計算や経理など）をやったことが無い人が多く、管理部門の担当者の気持ちがわからないのフォローできない（しない）ことも離反の理由となっています。
３．法改正への対応の遅れ
労働関連法規や税法は頻繁に改正されます。中小企業では、法改正に関する情報を収集し、給与計算システムや業務フローをアップデートするためのリソースが不足している場合が多いです。そのため、法改正への対応が遅れ、法令違反のリスクが高まります。
法改正への対応は、給与計算業務において非常に重要な要素です。給与計算での法改正は、労働法、社会保険・年金法、年末調整等の税金関係などとても範囲が広いです。これを担当者一人でリサーチ＆落とし込みをするのはとても大変な作業だと思います。そのためどうしても手が回らず、対応の遅れが出てしまいます。企業にとって大きなリスクとなるため、常に最新の情報を把握し、適切な対応を行う必要があります。
４．給与計算システムの導入・運用コスト・情報セキュリティ対策の不備
給与計算を効率化するためには、専用の給与計算システムを導入することが望ましいですが、中小企業にとっては、導入費用や運用コストが大きな負担となる場合があります。また、システムの選定や導入、運用には専門知識が必要であり、担当者の負担も大きくなります。
また、給与計算には、従業員の個人情報や給与情報など、機密性の高い情報が含まれています。中小企業では、情報セキュリティ対策が不十分な場合があり、情報漏洩のリスクが高まります。
一旦、情報漏洩が起こると企業の信頼を大きく損なうだけでなく、損害賠償責任を負う可能性もあります。給与計算システムやデータの保管場所、アクセス権限などを適切に管理し、情報セキュリティ対策を徹底する必要があります。
５．従業員に役員ほか、他の人の給与が見れてしまう。
給与計算担当者も「神」ではなので、どれだけ経営者から口止めされても、人に給与情報を話したいのが常と言うものです。上記のいくつかの理由から、担当者一人でストレスをためながら黙々と業務をこなしているので、ストレス発散的に他の人のしゃべってしまうことが多々あります。こうなると、仕事ができない人が自分より給料が高いとわかると、社内組織がとてもぎくしゃくしてきます。これでは経営どころではなくなってきます。内製化の最大の弱点です。
そうならないためには、外部の信頼のおけるアウトソース業者に依頼し、役員報酬などクローズしておき、従業員には知らせないのが得策です。
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