「うちはまだ従業員が少ないから、給与計算代行なんて必要ないよ…」そう思っていませんか？ 確かに、従業員数が少ないうちは、社長や経理担当者が給与計算を兼務しているケースも多いでしょう。しかし、中小企業だからこそ、給与計算代行を活用するメリットが大きいのです。
１．中小企業における給与計算の課題
中小企業では、人手不足や専門知識の不足が深刻な課題です。特に、給与計算は、労働基準法や社会保険に関する法律など、専門的な知識が求められる業務です。法改正も頻繁に行われるため、常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。
もし、法改正への対応が遅れたり、計算ミスが発生したりすると、従業員との信頼関係を損ねるだけでなく、法的なトラブルに発展する可能性もあります。また、給与計算に時間を取られることで、本来注力すべき本業がおろそかになってしまうことも少なくありません。
２．給与計算代行サービスとは
給与計算代行サービスとは、その名の通り、給与計算業務を専門業者に委託するサービスです。給与計算だけでなく、年末調整や社会保険手続き、住民税更新など、関連業務もまとめて依頼できる場合もあります。弊社はオールラウンド型で、年末調整や社会保険手続き、住民税更新、振込代行、義務化のアラート付きの有給管理などサービス提供しています。
３．なぜ中小企業こそ給与計算代行を活用すべきか？
中小企業が給与計算代行を活用するメリットは、大きく分けて３つあります。
①コスト削減： 専門の人材を雇用するコストを抑えられます。
②業務効率化：担当者の負担を軽減し、本業に集中できます。
③コンプライアンス遵守：法改正に迅速に対応し、リスクを軽減します。
給与計算代行サービスは、社会保険労務士などの専門家が監修している場合が多く、専門性と正確性が担保されています。また、外部に同じ情報を保管してくれているのでバックアップ的にも安心できます。いわゆる資産性があるってことですね。そんなこんなで、安心して業務を任せられる点が大きなメリットです。まあ、別のニーズとしては「社員に社長等の役員報酬を見せたくない」が結構多い気がいたします。
４．実例紹介：社長が給与計算から解放され、本業に集中できたケース
実際に、給与計算代行サービスを導入して成功した中小企業の事例をご紹介しましょう。
従業員数7名の製造業A社では、社長が経理業務を兼務していました。しかし、業務が多忙になり、給与計算に時間を取られることが増え、営業活動がおろそかになっていました。新たに経理担当者を雇用することも検討しましたが、年間300万円の人件費を捻出する余裕はありませんでした。そこで、A社は思い切って給与計算代行サービスを導入することにしました。
導入後、社長の業務時間は大幅に削減され、営業活動に集中できるようになりました。また、法改正への対応もスムーズになり、コンプライアンスリスクが軽減されました。その結果、A社は売上を15%増加させることに成功しました。
A社の社長は、「給与計算代行を導入したことで、時間と心の余裕が生まれ、本業に集中できるようになった。もっと早く導入すればよかった。」と語っています。
この事例からわかるように、給与計算代行は、中小企業が業務効率化を図り、成長戦略を加速させるための有効な手段となり得るのです。少子高齢化のこの時代、給与計算という難解な業務を担ってくれる人材を確保することは、想像以上に大変です。それなりの人件費もかかってきます。社長以下経営陣で給与計算をやっているところが多いですが、やはり、本業に支障をきたしてしまいます。
５．給与計算代行サービスの選び方
給与計算代行サービスを選ぶ際には、以下の点に注意しましょう。
①料金体系：月額料金、従量課金など、自社に合った料金体系を選びましょう。人数が少ないと固定報酬は厳しいですよね。そんな弊社も最低価格制度を設けています。社労士手続きと給与計算代行、振込代行等で２０，０００円未満の場合は、２万円が最低価格となります。
②サービス内容：給与計算だけでなく、年末調整や社会保険手続きなど、必要なサービスが含まれているか確認しましょう。弊社の場合、有給管理や給与振込代行、住民税納付代行、退職時の異動届など、あらゆる業務をオプションで受託しています。業者が使っているシステムは絶対確認した方が良いです。特に給与明細をどのように従業員に見せるか？の部分ですね。いまだに印刷して封筒して郵送なんてことしかできない業者は絶対避けるべきです。クラウドでIDとPWでログインして明細を見れる仕組みを提供している代行業者に依頼することは必須だと思います。
③サポート体制：導入後のサポート体制が充実しているか確認しましょう。それと、組織の体制ですかね。1人や2人でやっている社労士事務所や税理士事務所に委託するのはちょっと危険です。担当者が病気になったりすると納期に間に合わなくなります。最低でもスタッフが5名以上しるアウトソース業者に委託した方が良いと思います。ちなみに弊社は9名です（笑い）
④セキュリティ対策：個人情報保護体制が整っているか確認しましょう。これはMUSTですね。弊社は昔プライバシーマークを取得していた企業ですので、セキュリティマインドは脈々と引き継がれていますので安心してデータをお預けいただけます。また、オフィスステーションというセキュリティ万全なクラウドツールをベースに給与計算を受託していますので、その意味でも安心していただけるかと思います。
いずれにしても、自社のニーズを明確にし、複数の業者を比較検討することが大切です。
６．給与計算代行導入のステップ
給与計算代行の導入は、以下のステップで進めます。
①相談・見積もり依頼：複数の業者に相談し、見積もりを依頼します。
②サービス内容の比較検討：料金、サービス内容、サポート体制などを比較検討します。
③契約：最適な業者を選び、契約を締結します。
④導入準備：必要な情報を業者に提供します。
⑤運用開始：給与計算代行サービスを開始します
７．まとめ
従業員数10名以下の中小企業にとって、給与計算代行は、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス遵守を実現するための有効な手段です。給与計算に悩んでいる経営者の方は、ぜひ一度、給与計算代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
【著者】
このの記事は、中小企業経営コンサルタントの南本が執筆しました。南本は、中小企業の経営課題解決を専門とし、これまで数多くの企業の成長を支援してきました。特に、バックオフィス業務の効率化に精通しており、給与計算代行サービスの導入支援実績も豊富です。この記事では、南本の豊富な経験と知識をもとに、中小企業の経営者の皆様に役立つ情報を提供しています。
８．気になるアウトソーシングの料金は？
「アウトソーシングって、費用が高いんじゃないの？」
そう思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、実際には自社で給与計算を行う場合にかかるコスト（人件費、ソフト利用料、教育費など）と比較して、アウトソーシングの方がトータルコストが安くなるケースも多いのです。当社の給与計算アウトソーシングサービスでは、お客様の従業員数やご要望に合わせて、最適なプランをご提案いたします。
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