中小企業の経営者が社労士（給与計算を請負っている）を「変えたい」と強く思う動機のベスト５！

経営者にとって、社労士等のアウトソース業者は労務に関する重要な相談相手です。連絡してもなかなか返事が来ない、質問への回答が遅い、相談しにくいといったコミュニケーション不足は、経営判断の遅れや不安につながります。特に法改正や労務トラブル発生時など、迅速な対応が求められる場面で対応が遅いと、企業のリスクが高まります。また、「言った言わない」の水掛け論になる、担当者が頻繁に変わる、といった状況も不信感を招きます。

弊社ではこの点を最も重視しており、「即レス」対応をスタッフ全員に徹底しています。例えば、「その時はわからないので返答を先延ばしにする」ケースを想定してください。このような場合、「調べて明日返信します」とか「本日担当者が不在なので明日連絡させます」という即レスをお客様に送ることで、お客様は「返事が来ない」というストレスから解放され、明日まで待てば答えが得られるという安心感・信頼感に変わります。給与計算等をアウトソースする際は、この「コミュニケーションをきちんと素早く取れる業者かどうか」を見極めて委託することをお勧めします。

これは経験と実績のあるアウトソース企業に委託しないと起こりえます。経験の浅い社労士事務所などは、知識や経験が不足している場合があるため、価格とのバランスを考慮して委託先を決める必要があります。以下のポイントを参考にしてください。

* 法改正への対応が遅い、または不正確である。

* 複雑な労務問題や特殊なケースへの対応能力が低い。

* 最新の労務管理に関する知識やノウハウが不足していると感じる。
* 単に給与計算をこなすだけでなく、労務リスクの軽減や従業員のモチベーション向上につながるような提案がない。

これは大きな問題です。アウトソーシング料が相場より高いにもかかわらず、提供されるサービスが見合わない場合、不満が生じます。代表者は優秀でも、給与計算等の現場業務を担当する者が未熟であるケースも見られます。これは弊社も反省すべき点です。新人を採用した場合、お客様に「高かろう、悪かろう」と思わせてしまう可能性があります。その場合は、マネージャーが迅速に担当者を変更したり、経験豊富なスタッフをサポートに付けたりするなど、顧客満足度が低下する前に対策を講じることが重要です。そのためには、ある程度のスタッフ数を確保している業者を選ぶ必要があります。契約前にスタッフ数を確認することをお勧めします。以下に、経営者の不満となりやすい要素を列挙します。

* 毎月の顧問料が高い割に、提供されるサービス内容に見合わない。

* 給与計算以外の相談をすると、追加料金が発生する場合が多い。

* コスト削減や業務効率化につながるような具体的な提案がない。

* 他の社労士事務所と比較して、料金設定が高い。

これは「社労士を変えたい」と思う最大の要因の一つと言えるでしょう。レスポンスが遅くても、正確に業務を遂行してくれれば、不満はそれほど高まらないかもしれません。しかし、コミュニケーションが円滑でないアウトソース業者では、情報共有が不十分なため、ミスが発生しやすい傾向があります。契約前に「御社では給与計算のミスを防止するためにどのような対策を講じていますか？」と質問することをお勧めします。弊社の場合は「3名の担当者が交代で確認しています」と回答します。1名または2名で業務を行っている社労士事務所や税理士事務所では、「目を変えてチェック」することは難しいと考えられます。以下に、不満となりやすい要素を列挙します。

* 給与計算や社会保険手続きでミスが頻発し、従業員からの不満や会社への不信感を生んでいる。

* 社会保険事務所やハローワークからの指摘が多い。

* ダブルチェック体制が整っていないなど、ミスを防止するための対策が不十分である。

* ミスが発覚した際の対応が不誠実である。

　創業当初は良かったものの、会社の規模拡大や事業内容の変化に伴い、社労士の知識や経験が追いつかなくなることがあります。また、社労士事務所の代表者の高齢化などにより、対応が遅くなることも不満につながる可能性があります。そのため、より専門的な知識や業界特有の労務事情に詳しい社労士を求めるようになります。提案力があり、スピーディーな対応が可能な社労士に委託したいと思うのは当然です。自社の成長に大きな影響を与えることになるため、当然と言えるでしょう。企業の成長ステージに合わせて、人事制度の構築や労務コンサルティングなど、より高度なサービスを求めることも要因の一つです。入社・退社の手続きはできても、人事制度の構築やバックオフィスのDX化提案、退職金設計のサポートなど、対応できない社労士も少なくありません。そのようなタイミングで社労士を変更するケースが多く見られます。
また、弊社にも、会社の規模に合わせた柔軟なサービス提供体制を求めるお客様がいらっしゃいました。具体的には「企業の人事労務を丸ごとアウトソースしたい」というニーズでしたが、弊社はそのレベルに達していなかったため、契約を解除することになりました。それ以降、弊社もBPOに取り組んでいますが、まだ「丸ごとアウトソース」に対応できる体制は構築できていません。そのため、人事労務を丸ごとアウトソースしたいのであれば、受託可能な企業を探すことをお勧めします。