中小企業の給与計算内製化のススメ（５つの魔法）

給与計算の内製化、素晴らしい！弊社のような業務請負業者からすると悔しいですが、本来のあるべき姿だと思いますので、ぜひ、以下の内製化の極意をマスターしていただき、高生産性企業なってください。

１．法改正・社会保険料率変更への対応体制構築

給与計算は、労働基準法、税法、社会保険関連法など、多くの法令に準拠する必要があります。これらの法令は頻繁に改正され、社会保険料率も毎年変わります。対応を誤ると、従業員からの信頼を失うだけでなく、法的なトラブルに発展する可能性もあります。給与計算を担当する人は、アンテナを高くはって常に最新の情報を取り入れる好奇心と情報をアップデートできる柔軟さが必要となります。

①情報収集：
官公庁（厚生労働省、国税庁など）のウェブサイト、専門家（社会保険労務士、税理士）のセミナーや情報提供サービス、業界団体などを活用し、最新情報を常に把握する習慣付が必要です。例えば、毎朝、決まったサイトをチェックするとか、専門の情報を流す機関の会員登録しておくなどです。

②法改正や料率変更があった際、給与計算システムの設定変更、計算ロジックの見直し、従業員への周知などを確実に行うためのチェックリストを作成し、運用する必要があります。弊社のクライアントでも同じトラブルが発生しました。要するに、自社で内製化するってことは、システムに精通していなければなりません。法律だけ知っていてもNGだし、最新情報を追っかける努力ができない人もNGだし、結構、中小企業の社長さんが思うほど給与計算は簡単ではないです。とてもレベルの高いオールマイティな人材が対応しないと、ほぼミスが頻発します。頻発です！

③ダブルチェック体制
中小企業のアキレス腱ですかね。一人で給与計算を実施し、一人でチェックし、一人で明細書を社員に配布するってパターン。こんな思い仕事を一人に押し付けられたら、みんな退職しますよ。メンタルが持ちません。だから、担当者だけでなく、責任者によるダブルチェックを徹底し、誤りを未然に防ぐ体制を構築することをお勧めします。あるあるな話ですが、責任者も給与計算のロジックが全く分かっていない人が就く場合が多いので、結局、スルーで承認して、後で何かあると担当者の責任にするんですよね。

２．正確な給与計算システムの選定と導入

これは大事です。給与計算システムは、内製化の成否を大きく左右します。自社の規模、従業員数、給与体系、必要な機能などを考慮し、最適なシステムを選定・導入することが重要です。システムの選定をミスると、後で取り返しのつかないことになるので、最初の導入の際は、最低でも２つ以上の違うメーカーの機能や操作性を比較して、自社の業務に最適なものを選定すべきですね。
以下の項目で比較検討してください。
①機能：必要な機能を明確にする（例：勤怠管理システムとの連携、年末調整機能、マイナンバー管理、給与明細の電子化など）。
②試し：無料トライアルなどを活用して操作性や機能を確認してください。トライアルが無い時点で除外しても良いかと。製品に自信が無い現れですからね。
③サポート体制：導入後のサポート体制（操作方法の問い合わせ、法改正対応など）を確認してください。結構多いのが、コールセンターに電話してもつながらないとか、結構ストレスが溜まります。
④導入のタイプ：クラウド型は初期費用が抑えられ、法改正対応がベンダー任せにできるメリットがありますが、セキュリティ面を考慮する必要があります。インストール型は自社で管理する必要があるため、ITスキルが求められます。まあ、私見ですが、この令和７年の時代、「クラウド型」一択で良いと思います。インストール型は、システム更新など追加料金を取られる場合が多く、しかも、更新が何度も頻繁に起こり、面倒なことが多いです。

そこで弊社のツール（オフィスステーションのツール提供）をアナウンスさせていただきます。オフィスステーションの特徴はクラウド型です。いつどこでも勤怠や給与明細を参照することができます。またオールインワンのパッケージなので、あらゆる機能がデータ連携できます。従業員のやり取りを行う「労務」、勤怠管理の「勤怠」、給与と給与明細、有給管理、年末調整とすべてがデータで連携が撮れるので、他のソフトと共存する必要もなくなります。弊社では導入時やメンテナンス等をサポートしています。

オフィスステーション紹介ページ

３．担当者の育成とスキルアップ 

どれだけ優れたシステムを導入しても、担当者の知識やスキルが不足していれば、正確な給与計算はできません。最初からスキルの高い人材を採用できれば良いですが、それなりに人材は給与も高くなります。内製化を成功に導くためには、人材育成カリキュラムや仕組みが必須となります。
①給与計算に関する基礎知識、法改正、システム操作に関する研修を受講させる。
②経験豊富な担当者によるOJTを実施し、実務を通してスキルを習得させる。
これって、教える人がいれば良いですが、ほとんど中小企業はワンオペでやっているのが現実ですので、かなりハードルが高いですかね。
③給与計算実務能力検定などの資格取得を推奨し、モチベーション向上を図る。
弊社のスタッフは全員「給与計算実務能力検定」を受講し、合格してもらっています。この試験は、給与計算の実務を体系的に法律や計算実務などを取り入れて、網羅的に知識を吸収することが可能です。内製化するならば、ぜひ「給与計算実務能力検定」を受講させる仕組みを構築することをお勧めします。ただし、受講料など会社負担にしてあげるは言うまでもないですが、、
④担当者間で情報共有を密に行い、疑問点や課題を共有し、解決策を検討する。これも②と同じ課題がありますね。

４．業務フローの標準化とドキュメント化

担当者が変わっても、誰でも同じように正確な給与計算ができるように、業務フローを標準化し、ドキュメント化することが重要です。担当者が退職せずにいれば、それほど問題ないですが、人って豹変します。いつ何時「今日でやめます！」って言いだすかわからないわけです。その時のために、弊社が良く提唱しているのが「マルチタスク」です。同じ業務を別の人が同じようにできるようにジョブローテーションを交えながら、複数の人が複数の業務を担えるように年数をかけて行っていくのです。それをやるってことは、業務手順やマニュアル化などで業務を標準化しておくことが必須となります。まあ、中小企業、面倒が先に立って、これを怠る傾向がとても強いです。人に仕事をつけてしまうので、辞められるとノウハウが全く残っていません。以下のことを最低限整えておきましょう。
①業務フロー図作成：
給与計算の一連の流れ（勤怠データの収集、給与計算、明細発行、振込処理、帳簿作成など）を図式化しておく。これは弊社も外部のバックオフィスのDX化コンサルを実施するさいに必ず行うプロセスです。これをやらないと共通言語ができないんですよね。人って、やっていなくても「やっている」って言うので、、
②マニュアル作成：各業務の手順、使用するシステム、関連法令などを詳細に記載したマニュアルを作成していく。
③FAQ作成：よくある質問とその回答をまとめ、担当者間で共有する。
④定期的な見直し：業務フローやマニュアルを定期的に見直し、改善する。不具合や業務の流れが悪い場合、見直してメンテナンスすることをお忘れなく。

５．従業員からの問い合わせ対応

給与計算は、従業員の生活に直接関わるため、問い合わせは避けられません。迅速かつ丁寧に対応することで、従業員からの信頼を得ることができます。従業員は給与計算のロジックを全く理解していないケースがほとんどです。住民税が６月に給与から多くなった時点で電話がかかってきます。また、１０月の給与で社会保険料の金額が増えているだけで「なんでこんなに高くなったの？」って聞いてきます。その意味で、問い合わせ体制も大事ですが、FAQで今はやりの生成AIで、お決まりの質問は自動返信する仕組みを構築しておいても良いと思います。弊社では、すでに生成AIを導入しており、同じような問い合わせに対してほぼ正しい回答がAIにより生成できるような仕組みを導入しています。
①問い合わせ窓口：問い合わせ窓口を明確にし、連絡先を従業員に周知する。
②FAQ作成：よくある質問とその回答をまとめ、従業員が自分で解決できるようにする。
③対応マニュアル：問い合わせ対応に関するマニュアルを作成し、担当者の対応品質を均一化する。
④問い合わせ内容とその回答を記録し、FAQの改善や業務改善に役立てる。これが最も大事かと。過去の問い合わせ内容を議事録のようにまとめておく。弊社ではkintoneを使ってすべて履歴を管理しています。過去に、どの企業にどんな回答をしたかをわかる仕組みを構築しています。

これらの極意を参考に、給与計算の内製化を成功させてください！

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