近年、退職代行サービスの利用が増加している背景には、従業員が会社に直接退職を申し出にくい状況があると考えられます。中小企業経営者として、退職代行サービスを利用される前に、以下の10個の対策と社内環境整備を検討することで、従業員の満足度向上と離職率低下に繋げることができます。これは大手企業だけの話ではないです。弊社クライアントでも結構な頻度で勃発している事実です。中小企業経営者は、「自分の会社は関係ない」と思うのではなく、いつ起こってもおかしくないという視点で、再度社内体制の整備や従業員のエンゲージメント向上策、仕事と家庭の両立など、矢継ぎ早に施策を打っていく必要があります。その参考になれば幸いです。
１．オープンなコミュニケーションチャネルの確立
①定期的な1on1ミーティング
上司と部下が定期的に1対1で話す機会を設け、業務の進捗状況だけでなく、キャリアの悩みや職場環境に対する不満など、率直な意見交換を行う仕組みを社内に構築していってください。
②匿名アンケートの実施
昔で言う、「目安箱」みたいなものです。従業員が匿名で意見や不満を表明できるアンケートを定期的に実施し、改善点を見つけ出すための貴重な情報源となるので、最初はアンケート投稿がZEROでも、あきらめずに継続していってください。
③相談窓口の設置
人事担当者や信頼できる上司など、従業員が気軽に相談できる窓口を設置し、問題解決をサポートします。マンパワー的に難しい場合は、弊社の【福利厚生プラン】従業員のお悩み解決相談窓口を設置していただき、外部専門家で丸っと従業員の相談事を受ける体制を構築するのも一手です。
２．労働時間と休暇の適正化
①残業時間の削減
ちょっと古臭いですが、定番のノー残業デーの実施ですかね。それと、業務効率化ツールの導入、業務プロセスの見直しなどにより、残業時間を削減します。これは経営者の理解と投資欲がないと実現しません。まずは経営者の頭の中のリセットが重要です。
②有給休暇の取得促進
有給休暇の取得を奨励し、取得しやすい雰囲気を作ります。計画的な休暇取得を推奨し、業務の偏りを防ぐための人員配置を検討します。
③柔軟な働き方の導入
フレックスタイム制、リモートワーク、時短勤務など、従業員のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方を導入し、ワークライフバランスを支援します。週２程度のリモートワークの導入が結構従業員のメンタルの安定化につながると思います。弊社は週５でフルリモートワーク体制です（笑い）
３．公正な評価制度と給与体系の確立
①明確な評価基準の設定と成果に応じた報酬
従業員が納得できる明確な評価基準を設定し、評価プロセスを透明化します。また、成果や貢献度に応じた報酬体系を導入し、従業員のモチベーション向上を図ります。これが最も難しく、社内から不平不満がでる原因です。「なんであの人が私より給料高いの？」「あの人仕事していないのに何であんなにお給料高いの？」って具合です。評価基準をシンプル化し、会社貢献度を公平性のある具体的な指標にできればベターですかね。（それが難しい・・）
②定期的な給与の見直し
業界水準や物価上昇などを考慮し、定期的に給与を見直します。毎年、少しでも良いので物価上昇率程度は賃金の上昇を行っていかないと、優秀な人材が流出する原因となります。
４．キャリアアップ支援
①研修制度の充実や資格取得支援の導入
従業員のスキルアップやキャリアアップを支援するための研修制度を充実させます。また、業務に関連する資格取得を支援し、従業員の専門性を高めます。また、会社が従業員に明確なキャリアパスを提示することで、将来を見通せる会社だと認識してくれるようになります。会社の目標が明確に落とし込まれてくると、それに連動して従業員の目標設定も可能となります。結果、やる気やモチベーションが向上し、従業員のエンゲージメントがとても高くなってきて、離職などが起こりにくくなります。
５．良好な人間関係の構築
チームワークを高めるためのイベントや研修を実施し、社内での人材交流を促進していくのが良いです。社内イベントやクラブ活動などを通じて、従業員同士の交流をサポートするのです。それが、ハラスメント対策にもなっていきます。ハラスメントって、「受け手の感情」で決まります。そもそも、発言がきつい人がいたとして、人間関係が良好で信頼関係ができていれば、少々の言葉使いが荒くても「パワハラ」と感じなくなるものです。行き過ぎた言動はNGですが、私個人としては世の中のパワハラは微妙のものも多い気がします。そのために、ハラスメント防止研修などを定期的に実施し、ハラスメントのない職場環境を経営者が率先して構築していくことが望ましいです。
６．職場環境の改善
①快適なオフィス環境の整備
清潔で快適なオフィス環境を整備します。また、リラックスできる休憩スペースを確保します。
②最新設備の導入
業務効率を向上させるための最新設備を導入します。
７．経営理念・ビジョンの共有
①経営理念・ビジョンの明確化
経営理念・ビジョンを明確にし、従業員に共有します。これは絶対外せないですかね。経営者が理念・ビジョンを明確にしてない会社がとても多いです。というより、ほぼ明確でないです。あっても抽象的すぎて従業員に何も伝わっていないということが多々あります。
私が提唱しているのは「経営理念＝礎」何のために自分はこの会社を興し、経営をしているのかを言葉にする。次に「ビジョン＝会社の向かう方向」会社の５年後、どんなイメージに成長しているのか？どんな企業に成長しているのかを分かりやすく愚弟的数値等を交えて説明した文章。最後に「行動指針＝会社に集まってきて欲しい人材像」経営者が従業員にとって欲しい行動レベルを具体的に指針としてあらわしたもの。入社時に踏み絵として見せてすべて遵守すると宣言した社員だけを採用する。そうすることで、方向性が同じになっているスタッフが集まって、離職など縁遠い会社になっていくはずです。
②企業文化の醸成
従業員が共感できる企業文化を醸成します。また、社会貢献活動への参加を促し、従業員の企業への愛着を深める努力を行ってください。
８．退職者への丁寧な対応
退職者から退職理由を丁寧にヒアリングし、改善点を見つけ出します。また、退職手続きを円滑に進め、退職者との良好な関係を維持します。さらに、退職後も連絡を取り合い、良好な関係を維持します。言うのはやさしいですが、これを継続して実践できている会社はほぼ無いと言えます。それくらい退職って遺恨を残します。
９．従業員エンゲージメントの向上
定期的に従業員満足度調査を実施し、改善点を見つけ出します。従業員の声に耳を傾け、積極的に改善に取り組みます。また、日頃から従業員への感謝の気持ちを伝え、貢献を認めます。従業員も人の子です。褒められればうれしいし、また頑張ろうと思えるものです。叱責でもきちんと理論立てて、その人の成長になると思って対応するのと、ただ起こるだけの場合では、人の成長に大きく影響してきます。従業員が会社に貢献してくれるように持っていくためには、経営陣や経営幹部の考え方や行動自身が変わっていくしかないかと思います。中小企業の場合、経営者や幹部の方は、自分の行動を棚に上げて、部下等に偉そうにしている構図がまだまだ多いです。このまま昭和風の経営スタイルを続けていくと、社内に優秀な従業員は誰も居なくなるってことに気付いてほしいものです。
１０．専門家への相談
人事制度や労務管理に関する専門家である人事コンサルタントに相談し、客観的な視点からアドバイスを受けます。また、労務問題に詳しい弁護士に相談し、法的なリスクを回避します。さらに、社会保険や労務に関する専門家である社会保険労務士に相談し、適切な労務管理を行います。
昔の話ですが、顧問税理士は必須でした。しかし、クラウド会計が進化してきています。月次顧問料を税理士事務所に支払う必要が無い時代に来ていると個人的には思います。それよりも、介護離職やハラスメント問題など、労務的な顧問（それが社労士なんですよね（笑い））が必須の令和時代に突入していると思います。それと、DX化支援コンサルやバックオフィスのコスト削減コンサルなど、専門家の棚卸をおこない、御社にとって現時点で最善なスペシャリストと手を組んで、この経営が厳しい時代を生き抜いてほしいと思います。
これらの対策は、従業員が安心して働ける環境を整備し、企業への帰属意識を高めることで、退職代行サービスの利用を未然に防ぐ効果が期待できます。また、これらの取り組みは、企業の成長にも繋がる重要な投資となります。
おさらい
（１）トップのコミットメント
経営者が率先してこれらの対策に取り組む姿勢を示すことが重要です。
（２）継続的な改善
従業員の声に耳を傾け、継続的に改善に取り組むことが大切です。PDCAを回していくことが肝要です。
（３）従業員との信頼関係構築
日頃から従業員とのコミュニケーションを密にし、信頼関係を構築することが重要です。
東京中央給与計算センターは、中小企業の給与計算・社会保険手続きを25年間サポートしてきた実績と信頼があります。また、補助金や助成金支援、バックオフィスのDX化の促進支援など幅広くコンサルティングも実践しています。給与計算に限らず、すべての所作として「レスが早い」「高品質・納期厳守」「お客様ファースト」をモットーにしております。お客様を不安にさせないサービスを提供しています。
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