自社で給与計算を内製化する不安要素は何か？

　労働基準法、所得税法、社会保険関連法など、給与計算に関わる法律は頻繁に改正されます。専門知識がない担当者が法改正に気づかず、古い情報に基づいて計算してしまうリスクがあります。これは結構あるあるです。労働基準法だけでも追っかけるのに必死なので、所得税法、社会保険関連法など多岐にわたり、広範囲な知識が必要となります。

　致命傷としては、法改正を見落とし、誤った給与計算を続けてしまう。税務署や年金事務所の調査で指摘を受け、追徴課税や是正勧告を受ける。従業員からの不信感を招き、訴訟に発展する可能性もあります。そんな恐ろしい仕事、担当者一人で対応できる方は、かなりの強心臓だと思います。

　そうならないための企業の対応策として、情報収集体制の確立が急務です。労働法関連のニュースサイト、政府機関のウェブサイト（厚生労働省、国税庁など）、社会保険労務士事務所のブログなどを定期的にチェックする、また、チェックできる社内OAシステム（kintoneなど導入し常にすぐ見れるようにURLをリンクしておく）などの対応が必要です。また、法改正セミナーへの参加なども有効です。 商工会議所や社会保険労務士会などが開催する法改正セミナーに担当者を参加させるなど、経営者として管理部門の担当者のケアを心がけてください。また当然ですが、最新法令情報を常にクラウドで更新してくれる給与計算ソフトの導入は必須。法改正に対応した給与計算ソフトを導入し、自動アップデート機能を活用していきましょう。

　最後に、専門家への相談窓口の確保ですかね。必要に応じて社会保険労務士に相談できる体制を整えておくことがいざという時に安心です。顧問契約を結ぶ、スポットで相談するなど、予算に合わせた方法を検討していきましょう。ちなみに弊社も社労士事務所を併設していますので、ご安心を！

　給与計算は専門的な知識が必要であり、担当者が十分な知識やスキルを持っていない場合、計算ミスや手続きの誤りが頻発する可能性があります。所得税の計算ミス、社会保険料の控除漏れ、残業代の計算誤りなど、様々な計算ミスが発生します。従業員への支払いが遅れたり、不足したりすることで、従業員のモチベーション低下や不満につながります。

　解決方法としては、 給与計算に関する外部研修（セミナー、通信講座など）を受講させることも気分転換にもなって良いかと思います。また、給与計算の手順や注意点をまとめたマニュアルを作成し、担当者がいつでも参照できるようにしましょう。弊社ではkintone上にマニュアルや手順をpdfやWordで添付しています。いつでも全員が検索して正しいマニュアル等にたどり着けるようにしています。

　また、ペアで指導する制度も有効だと考えます。経験豊富な従業員からOJT（On-the-Job Training）で６か月ほど指導していただく。しかし、その指導する人がいないので中小企業は困っているのですよね（苦笑）

　給与計算を内製化すると、担当者の業務負荷が大幅に増大する可能性があります。特に、少人数の企業では、担当者が他の業務と兼務している場合が多く、負担が集中しやすくなります。担当者の残業時間が増加し、疲弊してしままいます。他の業務に支障が出て、全体の業務効率が低下し、最悪、担当者が退職してしまうリスクも高まります。私がたくさんのクライアントを見てきましたが、担当者の業務量が半端なく増えて、がんべって休日出勤等でしのぐのですが、最終的には「経営者からのあまりにも気遣い無い言葉など」で退職していくケースが多いです。例えば「なんでこんなにミス多いの？」「なんでこんなに時間かかるの？」などです。経営者がご自身で給与計算をやった経験がある方は良いのですが、営業畑の人、技術畑の人はやったことが無いので配慮の足りない言葉で担当者を追い込んでいくわけです。

　まあ、対決策として、給与計算業務のプロセスを見直し、効率化できる部分を改善していく。給与計算ソフトを導入し、入力作業や計算作業を自動化していく。それでも業務量が減らない（効率化できない）のであれば、弊社のようなアウトソーシング会社に、一部の業務（年末調整など）をアウトソーシングすることを検討していくのも一手です。また、当たり前ですが、誰でも同じように作業できるよう、給与計算や入社退社の手続き業務などを標準化していくタスクを計画的に進めていくことをお勧めします。

　給与情報は従業員の個人情報の中でも特に機密性が高い情報です。内製化すると、担当者による不正利用や誤操作による情報漏洩のリスクが高まります。

給与情報が漏洩し、従業員のプライバシーが侵害されると、従業員からの信頼を失い、訴訟に発展する可能性も出てきます。結果、多大なる企業の信用が失墜し、経営に悪影響を及ぼす。

　対策としては、給与情報にアクセスできる担当者を限定することですかね。パスワード管理の徹底、ウイルス対策ソフトの導入、不正アクセス対策など、中小企業のレベルでも、最低限のセキュリティ対策を強化していく必要があると思います。また、 給与情報を記録した書類やデータを厳重に管理しておくなどセキュリティ、コンプライアンスなど教育も必要となってきます。情報セキュリティに関する研修を実施し、従業員の意識を高めておくことは、漏洩したらあなたも損害賠償等のリスクがあるなど、牽制効果もあるので、ぜひ社内教育を実施してください。

　担当者が一人で給与計算業務を抱え込んでしまうと、その担当者しか業務内容を理解していない状態になり、担当者が不在になった場合（退職、休職など）に業務が滞ってしまうリスクがあります。例えば、担当者が急に退職した場合、誰も給与計算ができなくなり、給与の支払いが遅れたりします。これはあってはならないことですよね。原因は、業務がブラックボックス化（その人一人の属人化）しているため、業務フローの改善や効率化が進まず、担当者の負担が軽減されない状況に陥っています。

　解決策としては、 給与計算の手順をマニュアル化し、誰でも同じように作業できるようにすることです。弊社ではマルチジョブと呼んでいます。いわゆる「多能工化」です。すべて仕事をみんな同じようにできるようにしておくことです。例えば、経理と給与計算と人事総務で３人担当者がいたとして、その業務を６か月ごとにジョブローテーションしていくのです。そうすると、２年後には３名が給与計算ができる体制が出来上がります。経営者の人事労務体制に対する戦略性がとても求められます。それをやることにより、 複数の担当者で給与計算業務を分担し、お互いにチェックし合う体制が出来上がります。給与計算に関する情報を共有し、担当者間で知識やノウハウを共有できるようにもなります。結果、不本意にも 担当者が退職することになっても、後任者への引継ぎが容易となり、あたふたすることもなくなります。

　給与計算につかうソフトウエアは「クラウド型給与計算ソフト」の導入を絶対推進してください。マルチジョブやジョブローテーションを積極的に推進していくためには必須アイテムです。ククラウド型であれば、担当者が変わってもIDとパスワードがあれば誰でもアクセスできるため、引継ぎが容易になります。

これらの不安ポイントを理解し、適切な対策を講じることで、中小企業でも給与計算の内製化をスムーズに進めることができます。どうしても内製化ができないってことになってきた場合は、弊社にご連絡ください、最適な仕組みをご提供します。丸ごと弊社へのアウトソーシングでもOKです。また、クラウドツール（オフィスステーションというクラウドツール）のツール提供だけでも賜っております。