弊社が過去に実践してきたことを記載します。コロナ禍の2020年に一気に対応した施策となります。それが今となってはとても労働生産性や効率化に貢献しています。常識をすべて覆した極論からスタートしている点が面白いです。
１．スタッフがフル在宅で勤務できる体制の整備
①ノートパソコンを各自の自宅に配備
②VPN接続環境の整備
③会社の各自のパソコンにログインして業務できる環境の整備
④出社がなくなり、スタッフの稼働時間が増えた。それに伴い会社コスト（通勤費）が激減した点は見逃せない。
２．紙を全廃
①会を使った業務を洗い出し、すべてpdf（データ）に置き換える
②excelで管理していた業務をすべて洗い出し、kintoneに移行
③同時に、無駄な業務を全廃できた。
３．電話を365日、24時間秘書代行
①社内のやり取りはチャットワーク
②秘書代行会社はfondesk（この業者はかなり優秀でリーズナブル）
③社内の内省や外線はモバビジのソフトを入れて、携帯から会社代表電話で通信してもらう。これにより、スタッフが会社の電話番号でクライアントに電話できる環境ができた。
この効果が最も高いと言えます。お客様からの電話もあるのですが、最近は営業電話が７０％くらいです。これにスタッフがリアルに出ていたら、仕事が途中で中断し、集中モードに入るためには時間がかかります。
※営業の電話、本当、止めて欲しい。
４．お客様とのやり取りは、基本ZOOM会議
①訪問することは基本しない。その代わりZOOMはいつでも瞬時に対応。
②緊急時は訪問するが、基本、トラブルは南本携帯に直電話していただく。
③希望する企業様には、定例的な月1回のＺＯＯＭミーティング実施
５．業務のほぼすべてをクラウドツール化
①社内業務アプリはｋｉｎｔｏｎｅで自前で構築
②社労士ソフトや経理ソフト、就業規則管理ソフトはすべてクラウド化
フル在宅をまず目標に社内の仕組みを構築することをお勧めします。当然現業業務がある部署は在宅はできません。しかし、最初にフル在宅ありきで業務フローやシステムを構築するのと、最初からあきらめるのとでは、会社の業務効率化の成果に雲泥の差が出てきます。
例えば、電話。365日24時間にフル在宅することはどこの会社でもできます。しかし、皆さんこう言います。「うちは大事なお客様からの電話が多いからそれはできない」って。最初からできないって決めつけています。こんな発想の経営者が多いから、ＤＸ化や業務効率化、生産性が全く上がらないわけです。
これほど、人件費や仕入れ価格が高騰するこの令和の時代に、よくそんな余裕なことが言ってられるな！って思うわけです。
人口減少かで、Ｂ２Ｃモデルは、当たり前ですが購買力が減少するので、売上が下がっていくわけです。小さなパイの取り合いになります。ならば、社内の生産性を上げるしか手は無いわけです、そこに頭が回らない経営者が多いことに少しじれったい気持ちです。
経営とは、当たり前ですが、売上を上げ、コストを下げ、利益を最大化する作業です。売上ばかり意識が高くてもうまくいきません。コストに目をつけて、その中でも、バックオフィスや営業業務の効率化に着目して、バックオフィスの効率化をいますぐ対応していくべきと思います。
2026年、不動産業者の社長と不動産業のｋｉｎｔｏｎｅアプリ開発に着手します。税理士業界や司法書士や行政書士業界も業務のすべてをｋｉｎｔｏｎｅに置き換えられるはずです。
そんなご相談があれば、ぜひ、お問い合わせください。
各業界で１社、ハンズオンで一緒に開発していきます。